HR Software တစ်ခုကို သုံးသင့်နေပြီလား?

ကုမ္ပဏီတစ်ခုရှိHR လုပ်ငန်းတာဝန်များ

HR သို့မဟုတ် Human Resource ဆိုသည့်စကားလုံးကို သင်တွေးမိသည့်အခါတွင် သင့်၏ ဦးနှောက် အထဲသို့ မည်သည့် အတွေးများ အရင်ဦးဆုံး ဝင်ရောက်လာတတ်ပါသနည်း။ သင်သည် ကုမ္ပဏီတစ်ခု၏ HR လုပ်ငန်းများနှင့် ရင်းနှီးကျွမ်းဝင်မှု အတော်အသင့်ရှိသူတစ်ဦးဖြစ်ပါက “လူတွေသည် အရေးကြီး ကြောင်း၊ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းအတွင်း၌ အရေးပါသည့်လုပ်ငန်းများ အထဲမှ တစ်ခုဖြစ်ကြောင်း၊ လူတွေ ကို စိတ်ဓါတ်တက်ကြွလာစေရန် လုပ်ပေးဖို့လိုအပ်ကြောင်း” သင့်အနေနှင့် တွေးမိကောင်းတွေးမိ မှာဖြစ်ပါသည်။ ၎င်းအတွေးများသည် တကယ်တမ်းတွင် မပြည့်စုံသော်ငြားလည်း မှားသည်ဟုလည်း မဆိုလိုနိုင်ပါ။

အလယ်အလတ်အရွယ်အစားရှိကုမ္ပဏီများနှင့် ကုမ္ပဏီကြီးများတွင် ၎င်း HR နှင့်ဆိုင်သော လုပ်ငန်း များစွာကို တွေ့ရနိုင်ပါသည်။ ဝန်ထမ်းရှာဖွေခန့်ထားရေး၊ လေ့ကျင့်သင်ကြားပေးရေး၊ လုပ်ခလစာနှင့် ခံစားခွင့်များသတ်မှတ်ပေးရေး၊ စွမ်းဆောင်ရည်များကိုစီမံခန့်ခွဲရေး၊ အလုပ်ရှင် အလုပ်သမား ဆက်ဆံ ရေးကိုတည်ဆောက်ရေး၊ အခြားသော အုပ်ချုပ်ရေးဆိုင်ရာကိစ္စများကိုလုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်ရေး၊ စသည့် လုပ်ငန်းကိစ္စများစွာကို HR ၏လုပ်ငန်းများအဖြစ်တွေ့ရနိုင်ပါသည်။

အဆိုပါ HR လုပ်ငန်းတာဝန်များကို အကောင်အထည်ဖေါ် လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်ရာတွင် သာမာန် ကုမ္ပဏီ လုပ်ငန်းငယ်လေးများအတွက် အခက်အခဲ သိပ်မရှိနိုင်သော်ငြားလည်း၊ ကုမ္ပဏီအရွယ်အစားကြီးလာ သည်နှင့်အမျှ ဝန်ထမ်းဦးရေသည် ပိုမိုများပြားလာနိုင်သော်ကြောင့် လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်ရမည့် ကိစ္စများ သည်လည်း ပိုမိုများပြားရှုပ်ထွေးလာနိုင်ပါသည်။ ထို့အပြင် HR ပညာရှင် Dave Ulrich ၏ အဆိုအရ HR သည် HR လုပ်ငန်းတာဝန်များကိုသာ လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်နိုင်ရုံသက်သက်နှင့် မလုံလောက်နိုင်တော့ဘဲ ကုမ္ပဏီ၏ စီးပွားရေးလုပ်ငန်းများကို ၎င်း၏ ဈေးကွက်အတွင်းတွင် အောင်မြင်မှုများ ရရှိလာစေရန် အထောက်အကူပြုပံပိုးပေးနိုင်ရမှာဖြစ်ပါသည်။

ရှင်းလင်း၊ လွယ်ကူ၊ ထိရောက်ရန်အရေးကြီး

၎င်းကဲ့သို့ ကုမ္ပဏီ၏ စီးပွားရေးလုပ်ငန်းများအား အောင်မြင်မှုရရှိစေရန် လိုအပ်သော HR လုပ်ငန်းများ ကို အကောင်အထည်ဖေါ်ဆောင်ရွက်ရာတွင် သာမန်လူများ နားလည်ရန်ခက်ခဲသော၊ လိုက်ပါလုပ် ဆောင်ရန်မလွယ်ကူနိုင်သော လုပ်ငန်းစဉ်များဖြစ်နေ၍ မရနိုင်ပါ။ အရာရာအားလုံးသည် ရှင်းလင်း၊ လွယ်ကူ၊ ထိရောက်နေစေရန် အရေးကြီးလှပါသည်။ သို့မှသာ လုပ်ငန်းခွင်ရှိ ဝန်ထမ်းများ၊ မန်နေဂျာများ မှ စိတ်ဝင်တစား လိုက်ပါလုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်လိုကြမှာ ဖြစ်ပါသည်။ အဆိုပါ ဝန်ထမ်းများနှင့် မန်နေဂျာ များသည် ၎င်းတို့၏ နေ့စဉ် လုပ်ငန်းတာဝန် ဝတ္တရားများဖြင့် အလုပ်များနေကြသူများဖြစ်ကြပါသည်။ ၎င်းတို့သည် နေ့စဉ်နှင့်အမျှ လက်တွေ့လုပ်ငန်းပြဿနာများနှင့် နပန်းလုံးနေကြရသဖြင့် မနက် လုပ်ငန်း ခွင်သို့ရောက်လာသည့်အခါတွင် HR လုပ်ငန်းကိစ္စများကို ဦးစားပေး စဉ်းစားနေကြမည် မဟုတ်ပါ။ ထို့ကြောင့် HR နှင့်ပတ်သက်သည့် လုပ်ငန်းကိစ္စများသည် ရိုးရှင်းလွယ်ကူခြင်းမရှိပါက ၎င်း တို့အတွက် အလုပ်ဖြစ်နိုင်မည်မဟုတ်ပါ။ HR နှင့်ပတ်သက်သည့်လုပ်ငန်းကိစ္စများသည် ရှင်းလင်း၊ လွယ်ကူ၊ ထိရောက်နေဖို့ရာ အထူးလိုအပ်လှပါသည်။

HR ၏ များပြားလှသော လုပ်ငန်းကိစ္စများ

ကုမ္ပဏီတစ်ခု၌ တွေ့ရှိနိုင်သည့် HR လုပ်ငန်းကိစ္စများကို စဉ်းစားကြည့်နိုင်ပါသည်။ ကုမ္ပဏီအတော် များများတွင် Competency Model များကိုတည်ဆောက်ထားတတ်ကြပါသည်။ ၎င်းအရာများကို Job Architecture များနှင့် ချိတ်ဆက်ကာ HR Planning အတွက် အသုံးပြုတတ်ကြပါသည်။ အဆိုပါ Competency Model တွေသည် Behavior Anchor များနှင့်လည်း ချိတ်ဆက်နေတတ်ပါသေးသည်။ ၎င်းအရာတွေကို Job Description များနှင့် သွား၍ချိတ်ဆက်တတ်ကြပါသည်။ ထိုအခါ Job Profile ဆိုသည့်အရာကို ရရှိလာပါသည်။ ထိုအရာသည် Job Evaluation အတွက် အခြေခံကျသောအရာများ တစ်ခုဖြစ်ပါသည်။ ထို့အပြင် Remuneration ဟုခေါ်သော လုပ်ခလစာ ပေးခြင်းကိစ္စများနှင့်လည်း ဆက်စပ်နေပါသေးသည်။

Job Description များရှိလာသည့်အခါတွင် Job Planning, Job Posting, HR Marketing စသည့်ကိစ္စများကိုပါ ချိတ်ဆက် ပါဝင်လာကြပါသည်။ အဆိုပါကိစ္စများနှင့်ဆက်စပ်ပြီး Selection ဆိုင်ရာကိစ္စတွေဖြစ်သော Interviewing, Testing, Assessment စသည့်ကိစ္စများပါ ပါဝင်လုပ်ကိုင် ဆောင်ရွက်လာကြရပါသည်။ ထို့အပြင် Objective Setting, Performance Appraisal များပါ ပါဝင်လာပြီး Talent Review များကို 360 Degree Feedback များအားဖြင့် Evaluation များ ပြုလုပ်ကာ Succession Planning များ၊ Development Planning များ ပြုလုပ်ပြီး Career Path ကိုရေးဆွဲခြင်းများပါဝင်လာပါသည်။ ထိုအရာများမှ Career Planning တစ်ခုအဖြစ် ဖြစ်လာနိုင် ပါသည်။ ၎င်းကိစ္စသည် expatriation လုပ်ငန်းများနှင့်လည်း ပတ်သက်လာနိုင်ပါသည်။ Training ကိစ္စ များ၊ Competency Assessment များ၊ Personal Development Planning များပါ ပါဝင်လာနိုင်ပြီး အဆိုပါကိစ္စများ အားလုံးကို HRIS ဟုခေါ်သည့် Human Resource Information System အထဲတွင် ထည့်သွင်းသိမ်းဆည်းလုပ်ဆောင်တတ်ကြပါသည်။

အဆိုပါလုပ်ငန်းကိစ္စများအတွက် စဉ်းစားစရာအရာများ လွန်စွာများပြားလာမှာဖြစ်ပါသည်။ ၎င်းကိစ္စ များကို လူသာမန်တစ်ယောက်အနေဖြင့် နားလည်ဖို့ရန် မည်သို့လုပ်ရမည်နည်း။ အကယ်၍ အဆိုပါကိစ္စ များသည် လွန်စွာရှုပ်ထွေးလာသည့်အခါတွင် အောင်မြင်စွာ အကောင်အထည်ဖေါ် လုပ်ဆောင်နိုင်ရန် အတွက် အခက်အခဲ အတားအဆီးများ ဖြစ်လာနိုင်ပါသည်။ ထို့ကြောင့် HR လုပ်ငန်းကိစ္စများအား လက် တွေ့ပါဝင်လုပ်ကိုင်ကြရမည့်သူများအတွက် နားလည်နိုင်လောက်အောင် လွယ်ကူရိုးရှင်းစေရန် အလွန် အရေးကြီးလှပါသည်။

လက်ရှိအပြောင်းအလဲများ

ထို့အပြင် ကုမ္ပဏီတစ်ခု၏ ၎င်းနှင့်ဆက်စပ်ပတ်သက်နေသည့် ပတ်ဝန်းကျင်တွင်လည်း ပြောင်းလဲမှုများ အများအပြားဖြစ်ပေါ်လို့နေပါသည်။ အဆိုပါအပြောင်းအလဲများအထဲတွင် နည်းပညာ အပြောင်းအလဲ သည်လည်း အရေးကြီးသည့် အပြောင်းအလဲတစ်ခုဟု ဆိုနိုင်ပါသည်။ Sierra-Cedar အမည်ရှိသည့် လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတစ်ခုသည် HR ပညာရှင်များမှ နည်းပညာများကို အသုံးပြုလာကြသည့်အပေါ်တွင် စစ်တမ်းများကောက်ယူသည့် HR System Survey များကို လွန်ခဲ့သည့် နှစ်ပေါင်း နှစ်ဆယ်ကျော် မှစတင်၍ ပြုလုပ်လာခဲ့ကြပါသည်။ ကုမ္ပဏီပေါင်း ၁၈၉၂ ခု၏ ဝန်ထမ်း စုစုပေါင်း ၂၂ သန်းကျော် ပါဝင်ဖြေဆိုထားကြပြီး၊ ၎င်းတို့၏ ၂၀၂၀ ခုနှစ် စစ်တမ်း အစီရင်ခံစာအရ HR သည် ကုမ္ပဏီ၏ မဟာဗျူဟာအပေါ် ပံ့ပိုးနိုင်ခြင်းရှိမှုအပေါ် သဘောထားအမြင်သည် အရင်ကာလများထက်၂၀ ရာခိုင်နှုန်း ခန့် ပိုမိုတိုးတက်လာသည်ကိုတွေ့ရပါသည်။ ၎င်းကဲ့သို့ပြောင်းလဲလာသောအမြင်၊ HR နည်းပညာ မဟာ ဗျူဟာအပေါ် ရင်းနှီးမြုတ်နှံမှုတွေသည်၊ တစ်နှစ်ပြီးတစ်နှစ် ၁၅ ရာခိုင်နှုန်းခန့်စီ တိုးတက်ရရှိ လာသည့် ရလဒ်အကျိုးကျေးဇူးများနှင့် ဆက်စပ်နေခြင်းရှိသည်ကိုလည်း တွေ့ရသည်ဟုဖေါ်ပြထား ပါသည်။ ထို့အပြင် ကုမ္ပဏီအတော်များများသည် နည်းပညာကိုအသုံးပြုကာ HR လုပ်ငန်းကိစ္စများကို HR Software များအားဖြင့် ပြောင်းလဲ လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်လာကြသည်ကိုလည်း ဖေါ်ပြထားပါသည်။

HR Software ဆိုသည်မှာအဘယ်နည်း

HR Software ဆိုသည်မှာ HR ဝန်ထမ်းများနှင့် မန်နေဂျာများအား ၎င်းတို့၏ အလုပ် လုပ်ကိုင်နိုင်စွမ်းကို ပိုမိုကောင်းမွန်လာစေရန် အထောက်အကူပေးသည့် အရာတစ်ခုအဖြစ်အကြမ်းဖျင်း နားလည်နိုင် ပါသည်။  သမားရိုးကျ HR လုပ်ငန်းများကို ၎င်း software အားဖြင့် ပိုမိုထိရောက်စွာလုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက် လာနိုင်ပါသည်။ ယခင်က စာရွက်ပုံများအကြား မိမိတို့၏ ဦးခေါင်းများကိုမြုတ်၍ သော်လည်းကောင်း၊ Excel စာရင်းဇယားများစွာနှင့် ချိတ်ဆက်ပြီးသော်လည်းကောင်း အလုပ်များခဲ့ကြရသော ကိစ္စများကို ၎င်း software အားဖြင့် လွယ်ကူထိရောက်စွာလုပ်နိုင်လာကြပါသည်။

ယခုလက်ရှိအနေအထားတွင် မြန်မာနိုင်ငံရှိ ကုမ္ပဏီအလယ်အလတ်၊အကြီးစားအချို့တို့၌ အဆိုပါ HR Software များကို တွင်ကျယ်စွာ အသုံးပြုလာသည်ကို တွေ့ရကြသော်ငြားလည်း ကုမ္ပဏီအတော် များများတွင် သမားရိုးကျနည်းလမ်းအတိုင်းသာ လုပ်ဆောင်နေကြသေးသည်ကို သတိထားမိပါသည်။ ထို့ကြောင့် Excel ကိုအသုံးပြုပြီး လစာတွက်ချက်သည့် သင်တန်းများသည်လည်း ဆက်လက်၍ ရေပန်း စားလျက်ရှိနေပါသေးသည်။ သို့ရာတွင် HR Software များကို ရေးသားရောင်းချနေသော ကုမ္ပဏီများ သည်လည်း software သုံးခြင်းအားဖြင့်ရရှိလာနိုင်မည့် အကျိုးကျေးဇူးများကို အပြိုင်အဆိုင်ကြိုးစား ပမ်းစား ရှင်းပြကာ ရောင်းချလျက်ရှိနေပါသည်။ ထို့ကြောင့် ကုမ္ပဏီများအနေဖြင့် အဆိုပါ software များအတွက် ကုန်ကျရမည့် စရိတ်များနှင့် ၎င်းမှပြန်လည်ရရှိလာမည့် အကျိုးကျေးဇူးများကို နှိုင်းယှဉ် သိရှိနားလည် ချိန်ဆနိုင်ရန် အရေးကြီးပါသည်။

ယခုအခါတွင် HR software အများအပြားရှိသည့်အနက် အချို့အမျိုးအစားများမှာ –

• HRMS (HR Management System) သို့မဟုတ် HRIS (HR Information System) – ၎င်း Software အမျိုးအစားသည် ဝန်ထမ်းများ၏အချက်အလက်များကို သိမ်းဆည်းအသုံးပြုခြင်း၊ လစာတွက်ချက်ခြင်း၊ ဝန်ထမ်းများ၏ခံစားခွင့်များကို စီစစ်ခွင့်ပြုမှတ်တမ်းထားရှိခြင်း၊ HR Service များကို HR help desk နှင့် employee self-service များအနေဖြင့် ဝန်ဆောင်မှု ပေးခြင်း စသည့်လုပ်ငန်းများကို HR များ လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်ရာတွင် အထောက်အကူ များစွာပေးပါသည်။
• Workforce Management – ၄င်း Software အမျိုးအစားများသည် ဝန်ထမ်းများ၏ အလုပ်တက်၊ အလုပ်ဆင်းမှတ်တမ်းများရယူခြင်း၊ ဝန်ထမ်းများအလုပ်ပျက်ကွက်ခြင်းများကို မှတ်တမ်းများ ရယူခြင်း၊ အလုပ်ချိန်အဆိုင်းများ၏ အလုပ်အချိန်ဇယားများကို ထည့်သွင်းမှတ် တမ်းများရယူခြင်းစသည်တို့ကို အထောက်အကူများစွာပေးပါသည်။
• Talent Management – ၎င်းကဲ့သို့သော Software များသည် recruiting, onboarding, career planning, performance, learning and development, compensation နှင့် succession planning စသည့် HR လုပ်ငန်းများကို HR များက လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်ရာတွင် အထောက်အကူများစွာပေးပါသည်။